Zakon določa, da morajo vsi – tako družbe kot podjetniki – voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti v skladu z zakonom in Slovenskimi računovodskimi standard ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja. Osnova za knjiženje poslovnih sprememb je knjigovodska listina, ki je tudi pisni dokaz o nastanku poslovnega dogodka. Pravila za vodenje knjigovodskih listin so predpisana v SRS.

Način vodenja poslovnih knjig je odvisen od velikosti podjetja. Merila, s pomočjo katerih lahko razvrstimo podjetja po skupinah, so določena v zakonu.

Merila za razvrščanje družb in podjetnikov po velikosti

Samostojni podjetniki morajo prav tako kot družbe upoštevati podrobnejša pravila o računovodstvu, ki jih podrobneje določa in ureja standard 39. Ta standard ureja računovodstvo malih samostojnih podjetnikov posameznikov (v nadaljevanju podjetnikov). Povzema pravila računovodskega obravnavanja poslovnih dogodkov, ki se pri podjetniku pojavljajo pogosteje. Pri računovodskem obravnavanju ostalih poslovnih dogodkov se uporabljajo pravila iz splošnih SRS.

Posebnost samostojnega podjetnika je ta, da ima možnost izbire vodenja poslovnih knjig med enostavnim in dvostavnim, seveda ob izpolnjevanju določenih pogojev.

V kolikor podjetnik izpolnjuje dva izmed naštetih pogojev, se lahko odloči za vodenje knjig po sistemu enostavnega knjigovodstva:

-          ne zaposluje več kot tri ljudi,

-          letni prihodki ne presegajo 42.000 evrov,

-          povprečna vrednost aktive, izračunane kot polovica seštevka vrednosti aktive na prvi in zadnji dan poslovnega leta, ne presega 25.000 evrov.

Če samostojni podjetnik ne izpolnjuje teh meril, lahko vodi poslovne knjige le po sistemu dvostavnega knjigovodstva.

Po sistemu enostavnega knjigovodstva lahko vodijo poslovne knjige tudi tisti podjetniki, ki so z opravljanjem dejavnosti začeli in v prvem letu ne zaposlujejo povprečno več kot tri delavce. Res je vodenje enostavnega knjigovodstva cenejše, vendar je zelo nepregledno in zato primerno samo za zelo enostavno poslovanje.

Zavezanec, ki začenja z opravljanjem dejavnosti, mora o izbranem načinu vodenja poslovnih knjig obvestiti pristojni davčni organ najpozneje v osmih dneh po začetku poslovanja. Prav tako pa mora davčni organ obveščati o spremembi načina vodenja poslovnih knjig med opravljanjem dejavnosti do najpozneje 31. decembra tekočega leta za naslednje davčno leto.

Posebnost samostojnega podjetnika je tudi ta, da lahko prosto razpolaga z dobroimetjem na transakcijskem računu. Navkljub prostemu prenosu denarnih sredstev iz gospodinjstva v dejavnost in obratno pa je ločen transakcijski račun za podjetnika obvezen (8. člen Zakona o plačilnem prometu, 2006).

Samostojni podjetnik nima obveznosti polaganja prejete gotovine oz. iztržkov na transakcijski račun, niti mu ni potrebno opravljati pobotov na podlagi seštevka gotovinskih prejemkov iz opravljanja dejavnosti oz. vseh gotovinskih izdatkov (Pravilnik o spremembah Pravilnika o plačevanju z gotovino in blagajniškem minimumu, 2006).

Prav tako kot gospodarske družbe so tudi samostojni podjetniki ne glede na njihovo velikost zavezanci za poročanje AJPES-u.